Campagne d’emailing : bien gérer les adresses emails erronées

Vous avez plusieurs milliers de contacts dans votre fichier d’adresses email, et votre taux d’erreur est trop important ? L’expérience suivante, menée aux Etats-Unis, par l’université Duke Alumni va vous intéresser. Ils sont optimisés leur fichier d’emailing, en mettant en place une procédure de contrôle en trois temps. Retour sur une expérience qui peut vous être profitable.L’expérience suivante est relatée par le site américain, Marketing Sherpa. Tout commence au service informatique de l’université de Duke Alumni, en charge de l’envoi d’une newsletter bi-mensuelle à 72 000 contacts. A chaque envoi, ils enregistrent un taux d’erreur moyen de 19%. Deux possibilités s’offrent à eux : supprimer du fichier près de 26 000 adresses email, ou vérifier la validité de chacune.

Le directeur informatique a finalement choisi la seconde possibilité en élaborant un process automatique en trois temps.

1°/ Mettre de côté les adresses emails non valides
Pour éviter les accusations de spams, le service informatique purge son fichier d’emailing des mauvaises adresses emails et copie ces dernières dans une base à part. De cette façon, le fichier d’emailing reste sain et le fichier des contacts erronés peut-être étudié ultérieurement.

2°/ Rechercher des adresses secondaires
Comme l’université dispose de nombreuses bases de données pour gérer la vie de ses étudiants, elle peut rechercher des adresses email secondaires dans d’autres fichiers. Dès qu’une nouvelle adresse est trouvée, un email est automatiquement envoyé à l’étudiant pour lui indiquer que l’université cherche à le contacter sur son autre adresse email. Dans ce même message, on l’invite à corriger en ligne son adresse email de destination. Cette correction volontaire de l’étudiant assure le service informatique que celui-ci souhaite bien recevoir des informations de l’université via cet email (règle de l’Opt-in).

3°/ L’envoi d’un courrier
Si on ne trouve pas d’adresses secondaires ou si l’internaute ne répond pas à l’email, un courrier est automatiquement généré pour être envoyé par la poste. L’université a en effet toutes les coordonnées dans sa base. Par ce biais, elle invite l’étudiant à régulariser son adresse email.

Ces mesures sont automatisées et ont transformé le taux d’erreurs de 19% à 1,4%. Cette expérience montre l’importance de traiter les non-retours dans une campagne d’emailing. Mon expérience me montre que deux étapes doivent être ajoutées dans le processus.

1°/ La vérification de l’orthographe de l’adresse email
A partir de scripts, on peut passer l’adresse email dans une batterie de tests, pour vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs causées par des « ; » ou des majuscules. Ces contrôles peuvent être intégrés au moment de l’inscription.

2°/ Tester un envoi hors emailing
Il arrive que certaines adresses email refusent un emailing parce qu’il est considéré comme du spam ou parce que le script a envoyé une mauvaise information. Il est donc plus prudent, de faire un test d’envoi depuis une simple boite à lettres avec un véritable message. Nous sommes parfois surpris de voir que des messages passent bien quand ce n’est pas un outil d’emailing qui l’envoie.
Une étude sur l\’optimisation des campagnes d\’emailing
Optimiser une page d\’inscription pour votre emailing