Comment organiser ses documents sur son site

Je vous propose de découvrir une petite règle que j’ai élaborée au fur et à mesure des projets que j’ai menés. Elle permet très simplement de définir les moyens à mettre en œuvre en fonction du nombre de documents à proposés sur un site internet ou un intranet.Il est en effet parfois préférable de partir d’un recensement des documents pour définir la solution à utiliser plutôt que l’inverse.

De 0 à 50 documents : une simple liste
En effet, quand on a finalement que quelques documents à publier, il n’est pas nécessaire de prévoir toute une organisation pour les classer. Une simple liste suffit jusqu’à une cinquantaine de documents. Bien entendu, on peut envisager de présenter cette liste sous forme de mini listes (10 par 10) pour faciliter la navigation. Dans de nombreux cas, on se rend compte que plus de 80% des besoins des internautes se concentrent sur cette cinquantaine de documents.

De 50 à 100 documents : un classement thématique à une entrée
A partir d’une cinquantaine de documents, il devient nécessaire de les classer selon des thèmes. Cela permet de classer les documents selon des thématiques bien distinctes qui facilitent la recherche. En termes de gestion, on associera donc un document à un seul thème.

De 100 à 500 documents : un classement multi thèmes
Au-delà de la centaine de documents, vous serez de plus en plus tenter d’associer vos documents à plusieurs thèmes. Vous devrez donc lier vos documents à plusieurs rubriques, afin qu’ils apparaissent dans chacune d’entre elles. Vous pouvez également utiliser un système de tags, qui permet une gestion plus transversale.

Au-delà de 500 documents : le moteur de recherche s’impose
Quand vous aurez plusieurs centaines de documents, le moteur de recherche s’imposera comme une évidence. Vous pouvez bien entendu le proposer bien avant d’atteindre ce seuil, mais dans les faits, il devient vraiment pertinent quand la recherche multi thèmes commence à devenir fastidieuse.